Controlling personalny

Controlling personalny to koncepcja zintegrowanego zarządzania przedsiębiorstwem, wspomagająca proces zarządzania, narzędzie sterowania działalnością przedsiębiorstwem w kierunku wyznaczonego celu poprzez koordynację całokształtu procesów planowania, dystrybucji informacji i kontroli.
Controlling personalny jest zarządzaniem strategicznym zasobami ludzkimi. Jest to analiza kosztów pracy, która pomaga zarządzać zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie. Ma także działanie profilaktyczne, ponieważ pozwala z wyprzedzeniem dostrzec rosnące koszty pracy. Za pomocą controllingu mierzony jest poziom zatrudnienia, produktywność, koszty i czas pracy, opłacalność inwestycji w pracowników. Jest to stosunkowo nowa idea Konkurencyjność przedsiębiorstw funkcjonujących na wolnym rynku wyznaczają w dużej mierze ich zasoby ludzkie. Powodują one jednak również ponoszenie określonych, często bardzo wysokich kosztów, należą także do czynników ryzyka biznesowego.
Każdy nowoczesny menedżer powinien być w dzisiejszym świecie „controllerem”, świadomym potrzeby umiejętnego analizowania i wyciągania wniosków z informacji. Tym bardziej dotyczy to specjalistów i menedżerów HR, którzy powinni być wsparciem dla decydentów z zakresie zarządzania zasobami ludzkimi dla podniesienia wartości ekonomicznej firmy.
Controlling personalny jest bardzo złożony, składa się z kilku obszarów: polityki personalnej, kadr, płac i systemów motywacyjnych, bezpieczeństwa pracy, inwestycji w szkolenia i rozwój,  procedur i optymalizacja warunków pracy.
Głównymi zadaniami controllingu pracowniczego są budżetowanie kosztów osobowych i kosztów działu personalnego, analiza kosztów pracy, ocena inwestycji w kapitał ludzki (np. szkolenia, kursy, studia podyplomowe), analizy porównujące koszty pracy z kosztami outsorcingu usług (czyli zlecania ich na zewnątrz), analiza wskaźników pokazujących ekonomiczne aspekty zarządzania kadrami, analiza tzw. wąskich gardeł zasobów ludzkich, czyli np. niedoborów kompetencyjnych i procedur kadrowych, doradztwo w dziedzinie zarządzania pracownikami, tworzenie planów kadrowych, raporty o stanie zasobów ludzkich przedsiębiorstwa, raporty dotyczące stanu zasobów ludzkich przedsiębiorstwa.
Controlling personalny ma duże znaczenie dla przedsiębiorstw, optymalizuje ich działanie, łączy podejście psychologiczne z finansowym. Pełni narzędzie wspierające dla menedżerów firmy, podpowiadając jak zarządzać zasobami ludzkimi, w jaki sposób unikać ryzyk (kadrowego i finansowego) i skutecznie prowadzić przedsiębiorstwo. Dostarcza on odpowiednich informacji oraz wskazówki dla kadry menedżerskiej, które pozwolą im podjąć trafne decyzje. Wskazówki wypływać powinny z analiz, a odbiorcą doradztwa powinien być menedżer (dyrektor, kierownik) działu kadr lub osoby zarządzające całym przedsiębiorstwem.
W ostatnim przypadku przekazywana jest wiedza z analiz niezbędna do podjęcia najważniejszych decyzji, czyli na przykład zmiana branży przez przedsiębiorstwo, przejęcie innej firmy, połączenie firm, decyzja o wejściu na nowe rynku produkcji lub zbytu, analiza ryzyka kadrowego (rosnące koszty zatrudnienia, kryzys). Przeprowadzający controlling płacowy analizują także wynagrodzenia, ich wysokość oraz strukturę, przeprowadzają także tzw. benchmarking, czyli porównują poziom i strukturę wynagrodzeń z innymi podmiotami
w danej branży. Jeśli nie mogą pozyskać trudno dostępnych danych płacowych, wówczas kupują raport płacowy, z którego czerpią wiedzę o zarobkach na rynku.

Funkcjami controllingu są wyznaczenia strategicznych i operacyjnych celów przedsiębiorstwa, zbieranie i przetwarzanie informacji wykorzystywanych do podejmowania decyzji, przygotowanie materiałów wspomagających proces sterowania firmą, bieżące prowadzenie kontroli uzyskiwanych wyników oraz motywowanie pracowników.

Pojawiły się specjalne systemy informatyczne służące do controllingu personalnego. Systemy te pozwalają zdefiniować w systemie modele controllingowe, zebrać w jednym miejscu wszystkie dane na temat planu i wykonania budżetów, uwzględnić w modelu controllingowym, łatwo porównać różne wersje budżetu, skrócić tzw. menedżerskie sprzężenie zwrotne, czyli czas jaki upływa między wystąpieniem określonego zdarzenia, w określoną reakcją na nie, łatwy dostęp do informacji o zarządzaniu.
Zadania controllingu opisane są tzw. modelem DROGA, czyli Dochód, Rozwój, Ożywienie, Gospodarność, Aktywność. Model ten opisywany jest w drugi sposób. Jest to Działalność służąca Rozwojowi firmy i Ożywieniu jej funkcjonowania w dłuższym czasie, zwiększeniu Gospodarności przy Aktywności na rynku.
Controlling jest zorientowany na przyszłość, koordynuje, nadzoruje, doradza, wskazuje na cudze doświadczenia, przestrzega przed ryzykami oraz ewentualnymi błędami.
Wprowadzany jest w firmie w dłuższej perspektywie czasowej, w kilku etapach – najpierw trzeba uzyskać akceptację zarządu dla idei nowego systemu zarządzania, określić główne cele stawiane controllingowi, powołać zespół wdrażający controlling, przeszkolić pracowników w dziedzinie controllingu, ocenić dotychczas stosowane rozwiązania oraz ocenić przewidywane zmiany jakie może spowodować controlling.
Przy wprowadzaniu controllingu trzeba liczyć się z pewnymi barierami, które są typowe dla wszystkich wprowadzanych zmian. Są to mianowicie bariery psychologiczne związane z oporem przed zmianami, bariery techniczne związane z brakiem odpowiednich narzędzi informatycznych i systemów informatycznych, braki rachunkowe, czyli system odmienny od systemu controllingu. Mogą też pojawić się braki organizacyjne, czyli rozmyte kompetencje pracowników, niechęć do decentralizacji firmy, trudności w zmianie struktury organizacyjnej (lęk ludzi przed utratą pracy lub prestiżu) oraz braki kadrowe, czyli trudności w dostępie do wykwalifikowanej kadry pracowniczej.
Controlling wymaga od kadry menedżerskiej nieustannego kształcenia się, podnoszenia kwalifikacji oraz panowania nad przedsiębiorstwem. Obawy pracowników przed wprowadzeniem controllingu w przedsiębiorstwie można pokonać poprzez kursy, szkolenia, rozmowy, negocjacje, ustalenia oraz określenie potencjalnych ścieżek kariery zawodowej.